O que a Lei 13.787/2018 dispõe sobre o prontuário?

Por Cassiano Oliveira · 19/10/2026

A Lei Federal nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018, dispõe sobre a digitalização e o uso de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio do prontuário do paciente: ela permite destruir o papel depois de digitalizado com certificado digital e com o aval de uma comissão, dá ao documento digitalizado o mesmo valor probatório do original e fixa em 20 anos, contados do último registro, o prazo mínimo depois do qual prontuários em papel ou digitalizados podem ser eliminados ou devolvidos ao paciente. É uma lei curta, de apenas sete artigos, mas que mexe com uma pergunta presente em todo consultório que acumula pastas: o que pode ser escaneado, o que pode ser jogado fora e por quanto tempo tudo precisa ser guardado. A busca por "guarda de prontuário médico legislação" costuma devolver respostas soltas, que misturam a lei com resoluções do Conselho Federal de Medicina (CFM) sem dizer qual é qual. Este artigo percorre a lei artigo por artigo, com o texto conferido no Planalto, mostra como ela se combina com as normas do CFM, com a LGPD e com o Estatuto dos Direitos do Paciente, e traduz cada dispositivo em decisões práticas para o médico e o cirurgião-dentista.

Principais pontos deste artigo:

• A Lei nº 13.787/2018 tem sete artigos e trata da digitalização, do armazenamento eletrônico, do valor de prova e do prazo de guarda do prontuário, sob a LGPD.
• O papel só pode ser destruído depois da digitalização com certificado digital ICP-Brasil (ou outro padrão legalmente aceito) e da análise obrigatória de uma comissão permanente.
• O documento digitalizado conforme a lei e seus regulamentos tem o mesmo valor probatório do original para todos os fins de direito.
• O prazo mínimo de guarda é de 20 anos a partir do último registro, para papel e digital; depois dele, o prontuário pode ser eliminado com sigilo ou devolvido ao paciente.
• A Resolução CFM nº 1.821/2007 continua publicada com regra de guarda permanente para o digitalizado, o que exige atenção ao planejar qualquer descarte.

O que é a Lei 13.787/2018 e por que ela foi importante?

A Lei 13.787/2018 é a primeira lei federal dedicada especificamente ao prontuário do paciente em meio digital. Antes dela, a digitalização e o abandono do papel eram regulados sobretudo por resoluções do CFM, que obrigam os médicos, mas não têm a força de uma lei aprovada pelo Congresso e sancionada pelo Presidente da República.

O texto, disponível no portal da legislação do Planalto, foi publicado no Diário Oficial da União de 28 de dezembro de 2018 e, pelo art. 7º, entrou em vigor na data da publicação. Na consulta feita em outubro de 2026, a página oficial não registra dispositivo vetado nem alteração posterior: os sete artigos estão em sua redação original.

A ementa resume o objeto: a lei "dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente". Note que ela não define o que é prontuário nem diz o que deve ser anotado nele. Esses temas continuam com o CFM, que define o prontuário na Resolução nº 1.638/2002, e com os códigos de ética profissionais. Quem quiser a visão geral do documento, do conteúdo ao acesso, encontra o panorama no guia completo sobre prontuário médico; aqui o foco é a lei.

A importância prática está em três pontos. Primeiro, a lei dá base legal ao descarte do papel, desde que cumpridos requisitos técnicos. Segundo, ela afirma o valor de prova do documento digitalizado, o que interessa diretamente a quem um dia precisará apresentar o prontuário em juízo ou no conselho. Terceiro, ela transforma em lei o prazo mínimo de 20 anos, que antes constava apenas de resolução do conselho.

O que diz cada artigo da Lei 13.787/2018?

A Lei 13.787/2018 se organiza em uma sequência lógica: regime jurídico, digitalização, destruição dos originais, armazenamento, valor de prova, prazo de guarda e vigência. A tabela resume cada dispositivo e o que ele significa para quem atende.

Artigo	O que a lei diz	O que isso representa para o consultório ou clínica
Art. 1º	A digitalização e os sistemas informatizados de guarda, armazenamento e manuseio do prontuário são regidos por esta lei e pela Lei nº 13.709/2018 (LGPD)	Todo projeto de prontuário digital é, ao mesmo tempo, tratamento de dados pessoais sensíveis
Art. 2º	A digitalização deve assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade; reproduzir todas as informações; usar certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito; obedecer a regulamento	Escanear "de qualquer jeito" não basta: sem certificado e sem fidelidade ao original, o arquivo não cumpre a lei
Art. 3º	Os originais podem ser destruídos após a digitalização e após análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos; documentos de valor histórico são preservados	O descarte do papel depende de uma decisão formal e documentada, não da iniciativa da secretária ou do arquivo
Art. 4º	Os meios de armazenamento devem proteger contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados; os documentos digitalizados serão controlados por sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos	Pasta compartilhada sem controle de acesso não é o sistema que a lei descreve
Art. 5º	O documento digitalizado conforme a lei e os regulamentos tem o mesmo valor probatório do original; guarda e manuseio também devem seguir as normas; pode haver sistemas de certificação	O valor de prova depende de todo o ciclo, não só do escaneamento
Art. 6º	Prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro para eliminar papel ou digitalizado; prazos diferenciados por regulamento; devolução ao paciente como alternativa; eliminação com sigilo e registrada; regra vale para todos os suportes	A contagem começa no último registro, e o descarte é um ato que precisa deixar rastro
Art. 7º	Vigência na data da publicação	Aplicável desde 28/12/2018

Repare em uma característica do texto: os arts. 2º, 4º e 6º remetem várias vezes a "regulamento". Na página da lei no Planalto e na ficha da norma no Senado não aparece indicação de regulamento específico editado para ela. Na prática, isso significa que os requisitos técnicos complementares continuam vindo, para os médicos, das normas do CFM, que serão tratadas adiante.

Como a lei trata a digitalização do prontuário em papel?

A digitalização do prontuário em papel, segundo o art. 2º da Lei 13.787/2018, precisa assegurar três atributos do documento digital: integridade (o conteúdo não foi alterado), autenticidade (é possível saber quem produziu e assinou) e confidencialidade (só acessa quem tem direito).

O § 1º acrescenta uma exigência que costuma passar despercebida: os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais. Isso alcança mais do que a frente das folhas. Anotações no verso, carimbos, rubricas, etiquetas coladas, traçados de exames impressos e desenhos feitos à mão fazem parte do documento. Se a imagem gerada não permite ler esses elementos, a digitalização não cumpriu o que a lei pede.

O § 2º determina o uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou de outro padrão legalmente aceito. É o certificado que permite demonstrar, anos depois, que o arquivo é aquele mesmo produzido no momento da digitalização. Uma foto tirada com o celular e salva no computador não tem essa garantia.

O § 3º remete a regulamento os requisitos do processo. Para os médicos, a referência técnica continua sendo a Resolução CFM nº 1.821/2007, que autoriza a digitalização desde que os arquivos sejam controlados por sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) com base de dados adequada, indexação que permita pesquisa e obediência ao "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)" do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde. A mesma resolução não autoriza eliminar o papel quando o sistema atende apenas ao nível NGS1.

Um detalhe histórico ajuda a entender o cenário atual. A Resolução CFM nº 1.821/2007 previa, no art. 10, a emissão de selo de qualidade dos sistemas por convênio entre o CFM e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS). Esse artigo foi revogado pela Resolução CFM nº 2.218/2018, em razão do término do convênio. O restante da resolução segue publicado no sistema de normas do CFM, sem anotação de outra revogação.

Exemplo hipotético: uma clínica de dermatologia com quinze anos de funcionamento decide escanear todas as fichas antigas. A empresa contratada entrega arquivos em PDF sem assinatura digital, gerados a partir de imagens em baixa resolução, nas quais o verso das fichas não foi capturado. Nesse cenário, a clínica tem uma cópia útil para consulta, mas não tem, ainda, um documento digitalizado nos termos da lei. Destruir o papel com base nesses arquivos seria eliminar o original sem que a cópia substitua o seu valor de prova.

Quando os originais em papel podem ser destruídos?

Os originais em papel podem ser destruídos, pelo art. 3º da Lei 13.787/2018, somente depois de duas condições cumulativas: a digitalização feita com os requisitos do art. 2º e a análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, criada especificamente para essa finalidade.

O § 1º diz o que essa comissão faz: constata a integridade dos documentos digitais e avaliza a eliminação dos documentos que os originaram. Ou seja, não basta existir uma comissão no papel; ela precisa examinar o resultado da digitalização e se manifestar sobre o descarte. O § 2º acrescenta que documentos identificados pela comissão como de valor histórico serão preservados de acordo com a legislação arquivística.

A exigência conversa com a Resolução CFM nº 1.638/2002, que tornou obrigatória a criação de Comissões de Revisão de Prontuários nos estabelecimentos e instituições de saúde onde se presta assistência médica, coordenadas por médico. A Resolução CFM nº 1.821/2007, no art. 9º, admite que as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos sejam exercidas pela Comissão de Revisão de Prontuários.

Há uma dúvida que a lei não resolve de forma expressa: como fica o consultório individual, em que o médico atende sozinho? O texto não faz distinção por porte nem dispensa a comissão em estruturas pequenas. Diante do silêncio, a leitura mais segura é a de que o descarte do papel não deve ocorrer sem um procedimento formal que cumpra a função da comissão: alguém com competência para isso confere a integridade dos arquivos, registra a análise por escrito e autoriza a eliminação lote por lote. Na dúvida, manter o papel custa espaço; eliminá-lo sem respaldo pode custar a prova.

Para hospitais e clínicas maiores, o ponto de atenção é outro: a comissão costuma existir, mas nem sempre tem ata que mostre a análise dos lotes digitalizados. O art. 3º exige análise; sem registro dela, será difícil demonstrar, no futuro, que o descarte foi regular.

O que a lei exige do sistema que guarda o prontuário digital?

O sistema que guarda o prontuário digital, segundo o art. 4º da Lei 13.787/2018, deve proteger os documentos do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados. O parágrafo único exige que os documentos oriundos da digitalização sejam controlados por sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos, cujas características seriam especificadas em regulamento.

Esse dever se soma às obrigações da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), à qual o art. 1º da Lei 13.787 faz remissão direta. A LGPD, no art. 46, determina que os agentes de tratamento adotem medidas de segurança técnicas e administrativas aptas a proteger os dados de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração ou comunicação. O art. 47 estende o dever de segurança a qualquer pessoa que intervenha no tratamento, inclusive após o seu término. E o art. 48 obriga o controlador a comunicar à autoridade nacional e ao titular o incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante.

Na ética profissional, a mesma lógica aparece no Código de Ética Médica: o art. 85 veda ao médico permitir o manuseio e o conhecimento dos prontuários por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional quando sob sua responsabilidade. Um sistema sem perfis de acesso, em que qualquer funcionário enxerga qualquer ficha, coloca o médico em situação de risco ético, além do risco legal.

Na prática, perguntas simples ajudam a avaliar o sistema contratado:

• Cada usuário tem login próprio, ou a equipe compartilha uma senha?
• O sistema registra quem acessou, quando e o que foi alterado?
• As alterações preservam a versão anterior, ou sobrescrevem o conteúdo?
• Existe cópia de segurança em local diferente, testada periodicamente?
• O contrato com o fornecedor define quem é controlador e quem é operador dos dados, prazos de retenção e devolução dos arquivos ao fim da relação?

O prontuário digitalizado vale como prova?

O prontuário digitalizado vale como prova: o art. 5º da Lei 13.787/2018 diz que o documento digitalizado em conformidade com a lei e com os respectivos regulamentos "terá o mesmo valor probatório do documento original para todos os fins de direito". A expressão "para todos os fins de direito" alcança o processo judicial, o processo ético-profissional e o procedimento administrativo.

O valor de prova, porém, é condicionado. O § 1º do mesmo artigo afirma que é mandatório que a guarda, o armazenamento e o manuseio dos documentos digitalizados também estejam em conformidade com as normas. Em outras palavras, um arquivo bem digitalizado e depois guardado em local inseguro, sem controle de alterações, perde a base que sustenta a equiparação ao original. O § 2º prevê a possibilidade de sistemas de certificação para verificar a conformidade dos processos.

Para o médico, a consequência é direta. Em uma ação indenizatória, o prontuário costuma ser a principal prova do que foi feito, quando e por quê; a parte contrária pode questionar a autenticidade de um documento cuja cadeia de guarda não está demonstrada. Quem deseja entender o papel do prontuário na estratégia de defesa pode ler sobre defesa médica judicial e sobre o que os tribunais já analisaram em erro médico na jurisprudência do STJ.

O Código de Ética Médica também regula o uso do prontuário pelo próprio médico: o art. 89 permite liberar cópias para atender a ordem judicial, para a própria defesa ou com autorização escrita do paciente, e o § 2º determina que, quando apresentado em sua própria defesa, o médico solicite que seja observado o sigilo profissional. No processo ético-profissional no CRM, o art. 90 do mesmo código veda deixar de fornecer cópia do prontuário quando requisitada pelo Conselho Regional.

Qual é o prazo de guarda do prontuário segundo a Lei 13.787/2018?

O prazo de guarda do prontuário, segundo o art. 6º da Lei 13.787/2018, é de no mínimo 20 anos a partir do último registro; só depois disso os prontuários em papel e os digitalizados podem ser eliminados. A palavra "mínimo" importa: a lei não manda eliminar no vigésimo ano, apenas autoriza a eliminação a partir dele.

Três aspectos da regra merecem leitura cuidadosa:

• O marco inicial é o último registro, não a primeira consulta nem a data de cada atendimento. Se um paciente foi atendido em 2008 e voltou em 2024, todo o prontuário passa a contar a partir do registro de 2024.
• A regra vale para todos os suportes. O § 5º estende o art. 6º a todos os prontuários, independentemente da forma de armazenamento, inclusive os microfilmados, os arquivados em meio óptico e os documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica. O prontuário que já nasceu no sistema também está sujeito ao prazo.
• Regulamento pode fixar prazos diferenciados (§ 1º), de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas nas ciências da saúde, humanas e sociais e para fins legais e probatórios.

Exemplo hipotético: uma paciente fez acompanhamento ginecológico entre 2005 e 2012, ficou dez anos sem consultar e retornou em 2022 para uma única consulta. O último registro passou a ser de 2022. Pela lei, a eliminação de qualquer parte desse prontuário só poderia ser cogitada a partir de 2042, ainda que as anotações mais antigas tenham mais de três décadas.

Os erros mais frequentes na guarda do dia a dia, como perder fichas em mudanças de endereço ou armazenar em local úmido, já foram tratados no texto do Seguremed sobre o prazo de guarda e os erros que geram processo. O que interessa aqui é a fonte da regra e como ela se relaciona com as normas do conselho.

A lei de 2018 mudou o que o CFM dizia sobre a guarda?

A Lei 13.787/2018 coincidiu com o CFM no prazo de 20 anos para o papel, mas tratou de forma diferente o prontuário digitalizado. É o ponto que mais gera confusão em artigos sobre o tema, porque as duas normas continuam publicadas e não dizem a mesma coisa.

A Resolução CFM nº 1.821/2007 estabelece, no art. 8º, o prazo mínimo de 20 anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários em papel que não foram arquivados eletronicamente. No art. 7º, porém, estabelece a guarda permanente para os prontuários arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. A lei de 2018, no art. 6º, autoriza a eliminação tanto do papel quanto do digitalizado depois do prazo mínimo de 20 anos.

Tema	Resolução CFM nº 1.821/2007	Lei nº 13.787/2018
Prontuário em papel	Guarda mínima de 20 anos a partir do último registro (art. 8º)	Pode ser eliminado após o mínimo de 20 anos a partir do último registro (art. 6º)
Prontuário digitalizado, microfilmado ou em meio óptico	Guarda permanente (art. 7º)	Pode ser eliminado após o mínimo de 20 anos (art. 6º e § 5º)
Destruição do papel após digitalização	Autorizada se o sistema atender ao NGS2, após análise da Comissão de Revisão de Prontuários (arts. 2º a 4º)	Autorizada após digitalização com certificado e análise de comissão permanente (art. 3º)
Alternativa à eliminação	Não prevista	Devolução ao paciente (art. 6º, § 2º)
Natureza da norma	Resolução de conselho profissional	Lei federal

Como conciliar? Na hierarquia das normas, a lei federal prevalece sobre a resolução de conselho profissional naquilo em que dispõe de modo diverso. O próprio CFM, no cabeçalho da Resolução 1.821/2007 disponível em seu sistema de normas, acrescentou a anotação "Ver também Lei nº 13.787/2018", sem alterar o art. 7º.

Para o médico, a conclusão prudente é separar duas perguntas. A primeira é se a lei permite eliminar o digitalizado após 20 anos: sim, com os cuidados do art. 6º. A segunda é se convém fazê-lo: depende do custo de manter o arquivo, que no meio digital é baixo, e da existência de algum motivo concreto para preservar, como um processo em curso ou um paciente que foi atendido quando criança. Eliminar não é obrigação; é faculdade.

O que fazer com o prontuário depois dos 20 anos: eliminar ou devolver?

Depois de decorrido o prazo mínimo de 20 anos, a Lei 13.787/2018 oferece dois caminhos: eliminar o prontuário ou, alternativamente, devolvê-lo ao paciente (art. 6º, § 2º). Qualquer que seja a escolha, a lei impõe deveres sobre a forma.

O § 3º exige que o processo de eliminação resguarde a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações. Isso afasta o descarte em lixo comum, a venda de papel para reciclagem sem fragmentação e a simples exclusão de arquivos sem garantia de que não possam ser recuperados. O § 4º determina que a destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação sejam registradas, na forma de regulamento. Mesmo sem regulamento específico, é o registro que permitirá demonstrar, no futuro, que o documento deixou de existir por um ato regular e não por perda.

A LGPD reforça a lógica. O art. 15 trata do término do tratamento de dados, e o art. 16 determina a eliminação após esse término, mas autoriza a conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, entre outras finalidades. Durante o prazo do art. 6º da Lei 13.787, portanto, o pedido de um paciente para "apagar todos os seus dados" não obriga a clínica a eliminar o prontuário: a guarda decorre de obrigação legal. O próprio art. 18, VI, da LGPD, ao prever o direito de eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalva expressamente as hipóteses do art. 16.

A devolução ao paciente é a alternativa que a lei inovou. Ela pode fazer sentido para pacientes que acompanham a clínica há décadas e manifestam interesse em ficar com seu histórico. Se a escolha for devolver, recomenda-se registrar a entrega, com data, identificação de quem recebeu e descrição do que foi entregue, e verificar se há algum motivo para manter cópia, como um litígio em andamento.

Por que guardar 20 anos se a ação por erro médico prescreve antes?

A guarda de 20 anos supera com folga os prazos de prescrição mais lembrados, e isso tem razão de ser. O Código de Defesa do Consumidor, no art. 27, fixa em cinco anos a prescrição da pretensão à reparação por danos causados por fato do serviço, contados do conhecimento do dano e de sua autoria. O Código Civil, no art. 206, § 3º, V, fixa em três anos a prescrição da pretensão de reparação civil. Os detalhes sobre qual prazo se aplica a cada caso estão no artigo sobre o prazo de prescrição do erro médico.

Três fatores explicam por que o prazo de guarda é maior que o de prescrição:

1. O termo inicial da prescrição pode estar muito distante do atendimento. No CDC, o prazo começa a correr do conhecimento do dano e de sua autoria, que pode ocorrer anos depois do ato.
2. Contra absolutamente incapazes não corre prescrição. O art. 198, I, do Código Civil afasta a prescrição contra os menores de 16 anos (art. 3º). Em atendimentos pediátricos e obstétricos, o prazo pode só começar a correr muitos anos depois.
3. O prontuário não serve só ao processo. A Resolução CFM nº 1.638/2002 o define como documento de caráter legal, sigiloso e científico, que permite a continuidade da assistência; ele interessa ao próprio paciente, a pesquisas e à vigilância em saúde.

Para quem atende crianças e gestantes, a soma desses fatores torna o descarte, mesmo após 20 anos, uma decisão a ser tomada com cautela redobrada.

Como a Lei 13.787 conversa com a LGPD e com o Estatuto dos Direitos do Paciente?

A Lei 13.787/2018 não funciona sozinha: o seu art. 1º diz que a digitalização e os sistemas de guarda do prontuário são regidos por ela "e pela" LGPD. Desde 2026, soma-se a esse quadro a Lei nº 15.378/2026, o Estatuto dos Direitos do Paciente, que entrou em vigor na data da publicação, em 7 de abril de 2026.

Na LGPD, os dados do prontuário são dados pessoais sensíveis, porque se referem à saúde. O art. 11, II, permite tratá-los sem consentimento do titular quando indispensável, entre outras hipóteses, para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (alínea "a"), para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo e arbitral (alínea "d") e para a tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária (alínea "f"). A guarda do prontuário pelos 20 anos encontra fundamento direto na alínea "a": é a lei que a impõe.

No Estatuto dos Direitos do Paciente, dois dispositivos tocam a guarda. O art. 15 assegura o direito à confidencialidade das informações sobre o estado de saúde e o tratamento, mesmo após a morte, e o parágrafo único determina que os dados e os registros referentes ao paciente sejam devidamente manuseados e arquivados de modo a preservar a confidencialidade. O art. 19 garante ao paciente o acesso a seu prontuário sem necessidade de justificativa, a obtenção de cópia sem ônus, o direito de solicitar retificação e o de exigir que o prontuário seja mantido em segurança.

O direito de "exigir que seja mantido em segurança" é a face do paciente do dever previsto no art. 4º da Lei 13.787. E o direito à cópia sem ônus pressupõe que o prontuário exista e esteja localizável enquanto durar o prazo de guarda. O lado prático de receber um pedido de cópia é tema do artigo do escritório sobre o que fazer quando o paciente pede o prontuário.

No Código de Ética Médica, o art. 87 veda deixar de elaborar prontuário legível para cada paciente, e o § 2º diz que o prontuário estará sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente. O art. 88 veda negar ao paciente acesso ao prontuário e deixar de fornecer cópia quando solicitada. Guarda e acesso, portanto, andam juntos: não há como cumprir o segundo sem o primeiro.

Vale lembrar que o prontuário não é só a evolução clínica. Termos assinados, exames, laudos e prescrições integram o conjunto e seguem o mesmo prazo. O termo de consentimento livre e esclarecido, por exemplo, deve ser arquivado com o prontuário e preservado pelo mesmo período.

A Lei 13.787/2018 vale para o cirurgião-dentista?

A Lei 13.787/2018 fala em "prontuário de paciente", sem restringir o alcance ao prontuário médico, e por isso alcança também os prontuários odontológicos digitalizados ou mantidos em sistemas informatizados. A lei não menciona profissão específica em nenhum dos seus artigos.

No plano ético, o Código de Ética Odontológica, aprovado pela Resolução CFO-118/2012, diz no art. 17 que é obrigatória a elaboração e a manutenção de forma legível e atualizada de prontuário e a sua conservação em arquivo próprio, "seja de forma física ou digital". O parágrafo único exige que o prontuário seja preenchido em ordem cronológica, com data, hora, nome, assinatura e número de registro do cirurgião-dentista no Conselho Regional de Odontologia. O art. 18, I, qualifica como infração ética negar ao paciente acesso ao prontuário ou deixar de fornecer cópia quando solicitada.

Para o dentista, portanto, as regras de digitalização, valor probatório e prazo de guarda da Lei 13.787 somam-se às normas do CFO. As resoluções do CFM citadas neste artigo, como a 1.821/2007 e a 1.638/2002, obrigam os médicos; o dentista deve consultar as normas do seu próprio conselho sobre requisitos técnicos complementares.

O que mudou na prática para consultórios, clínicas e hospitais?

A mudança prática trazida pela Lei 13.787/2018 foi transformar o descarte do papel e a guarda digital em um processo com etapas obrigatórias. Quem pretende digitalizar o arquivo e liberar espaço pode seguir um roteiro como este, sempre adaptado à realidade do serviço:

1. Inventariar o acervo. Levantar quantos prontuários existem, em que suporte, e a data do último registro de cada um.
2. Separar o que já pode ser eliminado do que não pode. Prontuários com último registro há menos de 20 anos não podem ser eliminados, mesmo depois de digitalizados, sem que se cumpra o art. 3º.
3. Constituir ou formalizar a comissão. Nas instituições, verificar se a Comissão de Revisão de Prontuários existe, se tem coordenação médica e se suas reuniões têm ata.
4. Contratar a digitalização com requisitos escritos. Certificado ICP-Brasil, captura de frente e verso, resolução que permita leitura integral, indexação e controle de qualidade por amostragem.
5. Escolher sistema de gerenciamento adequado. Controle de acesso por usuário, registro de alterações, cópia de segurança e aderência ao nível de segurança exigido pela Resolução CFM nº 1.821/2007.
6. Submeter os lotes à comissão. A comissão confere a integridade e avaliza, por escrito, a eliminação de cada lote; documentos de valor histórico são separados.
7. Eliminar com sigilo e registrar. Fragmentação ou destruição certificada, com termo que identifique o lote, a data, o método e os responsáveis.
8. Ajustar contratos e políticas de privacidade. Definir na LGPD os papéis do fornecedor do sistema e da empresa de digitalização, os prazos de retenção e o destino dos dados ao fim do contrato.

Quais são os erros mais comuns na aplicação da lei?

Os erros mais comuns na aplicação da Lei 13.787/2018 nascem da leitura apressada do art. 6º, como se a lei autorizasse descartar tudo que tem mais de 20 anos, e do esquecimento dos arts. 2º a 5º. Os mais frequentes são estes:

• Contar os 20 anos a partir da primeira consulta ou da data de cada folha, e não do último registro do prontuário.
• Destruir o papel logo após o escaneamento, sem certificado digital e sem análise documentada da comissão.
• Supor que o prontuário eletrônico "nativo", que nunca existiu em papel, está fora do prazo de guarda; o § 5º do art. 6º o inclui expressamente.
• Eliminar prontuários vencidos sem fragmentação, ou sem registrar o que foi eliminado, contrariando os §§ 3º e 4º do art. 6º.
• Tratar o pedido de exclusão de dados feito pelo paciente como ordem de apagar o prontuário durante o prazo legal.
• Encerrar o contrato com o fornecedor do sistema sem garantir a exportação completa e legível dos prontuários.
• Ao encerrar as atividades ou vender a clínica, não definir quem assume a guarda dos prontuários pelo restante do prazo.

Exemplo hipotético: um cirurgião aposentado mantém, em um depósito, as fichas de pacientes operados entre 1995 e 2015. Ao esvaziar o espaço, ele descarta tudo de uma vez, porque "já passou muito tempo". Pela lei, as fichas com último registro em 2007 ou depois ainda estariam dentro do prazo mínimo em 2026. Se um paciente atendido em 2010 pedir cópia do prontuário, ou se um processo tiver o seu prazo iniciado mais tarde, o médico não terá o documento que poderia demonstrar a correção da conduta.

Perguntas frequentes

A Lei 13.787/2018 obriga o médico a digitalizar os prontuários?

Não. A Lei 13.787/2018 regula como deve ser feita a digitalização e o uso de sistemas informatizados, mas não obriga ninguém a abandonar o papel. Quem preferir manter prontuários em papel pode fazê-lo, desde que respeite a guarda mínima de 20 anos a partir do último registro e proteja o arquivo contra acesso indevido, perda e deterioração.

Depois de escanear o prontuário, posso jogar o papel fora?

Somente se a digitalização tiver sido feita com certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito, reproduzindo todas as informações do original, e se uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos tiver analisado os arquivos e avalizado a eliminação. Sem essas etapas, a cópia escaneada não substitui o original como prova.

O prazo de 20 anos vale para o prontuário eletrônico?

Sim. O art. 6º, § 5º, da Lei 13.787/2018 aplica o prazo a todos os prontuários, independentemente da forma de armazenamento, inclusive aos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica. A Resolução CFM nº 1.821/2007 prevê guarda permanente para o prontuário digitalizado, de modo que a eliminação do digital merece análise ainda mais cuidadosa.

O paciente pode pedir que a clínica apague o prontuário dele?

Durante o prazo legal de guarda, não. A LGPD, no art. 16, I, autoriza a conservação dos dados para cumprimento de obrigação legal, e a Lei 13.787/2018 impõe a guarda mínima de 20 anos. O paciente tem direito de acesso, cópia sem ônus e retificação, previstos no Estatuto dos Direitos do Paciente, mas não de exigir a destruição antecipada.

O que fazer com os prontuários quando o consultório fecha?

A lei não trata expressamente do encerramento de atividades, mas o dever de guarda continua até o fim do prazo mínimo. O Código de Ética Médica atribui a guarda ao médico ou à instituição. É recomendável definir por escrito quem passa a guardar os prontuários, como os pacientes poderão pedir cópia e em que condições de segurança o arquivo ficará.

A Lei 13.787/2018 se aplica a dentistas?

Sim. A lei se refere a "prontuário de paciente", sem limitar a uma profissão, e alcança também o prontuário odontológico. O Código de Ética Odontológica, aprovado pela Resolução CFO-118/2012, exige no art. 17 a conservação do prontuário em arquivo próprio, de forma física ou digital, o que se soma às regras de digitalização e guarda da lei.

Em resumo: o que a Lei 13.787/2018 pede de quem atende

A Lei 13.787/2018 dispõe, em sete artigos, que o prontuário pode ser digitalizado e ter o papel destruído, desde que a digitalização seja íntegra, autêntica e confidencial, com certificado digital e aval de comissão; que o documento digitalizado vale como o original, se guardado conforme as normas; e que nenhum prontuário, em qualquer suporte, deve ser eliminado antes de 20 anos do último registro.

Para o médico e o cirurgião-dentista, a lição é tratar o arquivo como parte da defesa profissional, e não como depósito. A pergunta certa não é "quando posso jogar fora", mas "se precisar provar o que fiz, este documento ainda estará aqui, inteiro e confiável?". Quem responde sim a essa pergunta cumpriu a lei e protegeu o próprio trabalho.